1. Tenha sempre em mente o objetivo do DDS: “Criar condições para que os trabalhadores possam trocar informações, apresentar idéias, comentar dúvidas e dificuldades relacionadas à Saúde, Segurança e Meio Ambiente”.
2. Considerando sempre as características do grupo, busque temas interessantes e atuais. Peça sugestões, pesquise na internet, jornais, traga “causos” interessantes. Use acontecimentos do dia-a-dia da equipe como algo ocorrido com familiares, no trânsito, fatos importantes divulgados pela imprensa, entre outros assuntos que possam servir de fonte de informação ao grupo.
3. Faça um DDS sobre o “DDS” explicando o seu objetivo e funcionamento. Deixe claro a importância da participação ativa de todos.
4. Incentive a participação do grupo, convidando-os a conduzirem o DDS. Você pode elaborar uma escala de rodízios, repassando essas dicas ao próximo coordenador. Combine com o grupo, dias e horários apropriados; planeje o local e o assunto a ser tratado.
5. Exponha o assunto de forma clara e com linguagem adequada, considerando o nível de entendimento dos participantes.
6. Em média utiliza-se 5 a 15 minutos para realização do DDS, podendo variar de acordo com o interesse do grupo, a importância do tema e a habilidade do apresentador que está coordenando.
7. Como o próprio nome já diz, o Diálogo Diário de Segurança é um instrumento recomendado para uso diário. Fica a critério do grupo, estipular a periodicidade mais apropriada para a utilização do mesmo.
8. Eventualmente, convide profissionais de outras áreas para falar sobre temas técnicos. Poderão ser convidados médicos, enfermeiros, psicólogos, engenheiros, técnicos, ou seja, pessoas que conheçam mais o fundo o tema a ser tratado.
9. Utilize os últimos minutos para conclusão da idéia inicial. Deixe aberto para exposição de idéias do grupo. Tenha cuidado com sugestões para que não tenha conotação de promessa, pois se a mesma não for cumprida o DDS (e até o próprio instrutor) poderá perder a credibilidade.
10. É importante registrar o DDS. Utilize os procedimentos da empresa, ou crie um procedimento próprio. Data, duração, local, assunto abordado, nomes e número de participantes, são dados que podem conter no registro. O registro possibilita o gerenciamento do DDS como ferramenta para a identificação de novos temas e dos temas já abordados, evitando a repetição dos mesmos. Também serve para acompanhamento da participação dos integrantes do grupo durante as reuniões.
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